Perjantaina 3. elokuuta 2007 lähetti työkaverini sähköpostin, jossa hän viittasi "käytettävyysguru" Merlin Mannin ajatuksiin sähköpostin järkevästä käsittelystä (Inbox Zero -teesit). Asiassa oli pieni sisäinen ristiriita, siis se että sähköpostitse tuli viesti siitä miten sähköpostit voisi saada haltuun, mutta ei anneta sen häiritä.
Työkaverini kirjoitti: "Koen tämän siksi suureksi oivallukseksi, että päätin jakaa sen teidän kaikkien kanssa! Kaikki te, jotka tuskailette satoja tai tuhansia viestejä sisältävän inboksinne kanssa: Teillä on vielä toivoa."
Hän kiteytti systeemin kahteen periaatteeseen:
- Älä ainoastaan lue inboksiisi tulleita viestejä vaan lue ja prosessoi ne siten, että inbox on aina tyhjä.
- Prosessointimenetelmät ovat Delete/Archive, Delegate, Respond, Defer, Do
Ja lainaus tähän vielä: "Jos sinulla on inbox sekametelisoppaa eli siellä on lukemattomia, tekemättömiä, arkistoituja, odottavia ja muita sähköposteja siellä täällä, niin tutustuhan ihmeessä tähän systeemiin."
Lähdin itse kokeilemaan Inbox Zero -periaatetta, ensin melko tarkkaan Mannin systeemin mukaisesti, ottaen käyttöön myös näppäinkomentoja viestien siirtämiseksi oikeisiin kansioihin. Mannin systeemi on hyvä lähtökohta sähköpostiviestinnän tehostamiseen, mutta luulen että täydessä laajuudessaan se on melkoisen haastava ottaa noin vain käyttöön.
Sittemmin vuosien kuluessa olevan virtaviivaistanut systeemiä edelleen, niin että se ei enää kovin paljon muistuta alkuperäistä. Joku voisi kyllä sanoa nykyversiota monimutkaistukseksikin, mutta itse kukin taaplaa tyylillään. Inboxini kyllä on aika suppea, melko usein jopa kokonaan tyhjä. Nyt inboxissani on yksi viesti, tämä blogipostauksen luonnosversio.
Yhtenä lisäpiirteenä olen käyttänyt kalenterijärjestelmää, johon kirjaan tärkeät asiat tehtäväksi niin että voin ne unohtaa kunnes asia tulee eteen, ja sitten on aikaa keskittyä rauhassa kyseiseen juttuun.
Toinen hyödyllinen juttu on kytkeä sähköpostiohjelmasta pois toiminto joka yrittää pitää jatkuvasti yhteyttä palvelimeen, esim. laittamalla uusien viestien tarkistusväli tunniksi tai pidemmäksi ajaksi.
Laitoin tämän tekstin luonnoksen työkaverilleni. Hän ehdotti että kannattaa myös sanoa sähköpostiin vastaamisen tekniikasta. Siis siitä, että pitää vastata lyhyesti ja ytimekkäästi mutta kuitenkin niin että tulkinnanvaraa ei jää. Ja on hyvä muistaa, että huumori harvoin välittyy sähköpostiviestissä, varsinkaan ironia. Ja tietenkään ei kannata laittaa viestejä massapostitukseen, eikä käyttää sähköpostia jos jokin muu viestintätapa toimii paremmin.
Yksi näkökulma joka tukee Inbox Zero -periaatetta on se, mitä kukin meistä voi itse tehdä arkipäivän kiireen vähentämisen hyväksi. Tässä tarkoitan ennen kaikkea oman työn ja oman arjen hallintaa.
Maailma on sellainen kuin se on, ja kiirettä ja informaatiotulvaa piisaa, mutta tämä on hallittavissa kun siihen paneutuu. Monet "luovuusgurut" korostavat arjen virtaviivaistamista, sitä että "luova ihminen luo ensin itselleen sujuvan arjen" - siitä kaikki lähtee.
Sähköpostin Inbox Zero -periaate on hyvä esimerkki siitä mitä voi pyrkiä omassa arjessaan tekemään. Omalta osaltani tämänkaltainen olennaiseen keskittyminen on tuottanut ihan hyvää tulosta.
Hyvästä - itselle selkeästä - arkistointijärjestelmästä on tavattomasti hyötyä. Tältäkin osalta kehitys on kehittynyt, ja nykyisin sähköpostiohjelmaien hakutoiminnot sujuvat kohtuu hyvin. Esimerkiksi löysin työkaverini sähköpostiviestin hetkessä eteeni kun tämä asia muistui mieleeni, ja siitä sainkin näppärästi asian pohdiskelun käyntiin.
Hyvä muisti on harvinainen lahja; hyvä arkisto pelastaa kenet tahansa.
Tähän loppuun sopii lainata työkaveria vielä kerran: "Vaikka kokemukseni on vielä lyhyt, niin en voi olla suosittelematta tätä kaikille. Inboxin tyhjyys suorastaan hengästyttää, tässähän voi käydä käsiksi oikeisiin töihin!"
