工程项目档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了做好工程项目档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档规范》（GBT 50328-2014）等文件的有关要求，结合本公司实际情况制定本档案管理办法
第二条 工程档案是指从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到工程竣工的全过程中形成的应归档保存的文件、图纸及声像等资料。
第三条 归档范围：可行性研究；设计基础材料：设计文件；工程管理文件；施工文件；竣工文件。
第二章 工程档案资料的收集
第五条 档案资料的收集必须与工程建设同步进行；公司各部门平时要收集整理各种资料，包括来往文件、报告、批复、合同、协议、证明等，图文、影像材料，需纳入竣工资料进行整理、成册的有关资料应提交相关部门装订。不需纳入竣工材料的，由各部门单独装订成册，妥善保管，以备查验。
第六条 收集归档的项目文件应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，公司应收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。
第七条 收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录影视现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。
第八条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。
第九条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期储存的电子文件应使用不可擦写光盘保存。
第十条 竣工图编制要求:
（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人（建设单位）规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人（建设单位）负责或委托有关单位编制。
（二）竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
（三）一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图鉴能全面反映签署情况，可不另盖竣工图章。
（四）重绘图纸在原施工图号前缀\”竣\”字。
第三章 工程档案资料的归档
第十一条 工程档案资料归档，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则进行分类整理组卷。
（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。
（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
（三）招投标及合同管理文件材料按照招投标工程程序及合同内容，分别整理组卷。
（四）工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
（五）工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。
（六）计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。
（七）各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表。
（八）监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽查的文件材料按单位工程别分进行整理组卷。
（九）工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
第十二条 公司与设计、施工、监理、项目科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案收集整理依据、质量要求、归档份数、载体形式、移交内容、移交套数、完成时间及违约责任等要求。
第十三条 除施工文件外，立项、审批、合同等重要文件需归档。
第十四条 资料归档，原则上要在工程竣工验收后三个月内完成，归档验收后不能及时决算的，应先将除决算以外的其他资料整理装订完成。
第四章 工程档案资料的移交
第十五条 公司工程部、监理单位在合同段交工验收时，应对施工单位项目档案的完整性、准确性和系统性情况进行检查与审核，对不符合要求的，督促整改，符合要求后方可进行合同段交工验收。
第十六条 公司工程部负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，进行系统化整理和排列。其中，招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理编目。
第十七条 公司工程部应根据《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的规定，按照项目档案登记工作管理权限，及时填报\”交通建设项目档案管理登记表\”和\”福建省重点建设项目档案登记办理表\”，并按项目档案管理程序向相关单位报送。
第十八条 公司工程部在工程建设项目通过竣工验收三个月内，按有关规定向有关单位办理档案移交手续。档案原件保留在公司，其他单位保存复制件。
第十九条 交通运输部和省交通运输厅审批初步设计的水运建设项目档案移交进馆工作执行《交通档案进馆办法》，省重点水运建设项目档案移交进馆工作同时执行《福建省重点建设项目档案移交办法》（暂行），其他水运建设项目档案移交进馆工作参照《交通档案进馆办法》执行。
第五章 工程档案库房管理制度
第二十条 严格遵守党和国家有关档案安全保密制度，严防泄密。
第十二一条 严格按照档案分类、变高存放档案，做到排列有序，便于查找。
第二十二条 对已超过保管期限的档案，提出销毁意见，未经鉴定和批准不得进行销毁。
第二十三条 档案管理人员对库房档案材料认真整理、核对，破损的和字迹退变的档案要及时修复、复制。
第二十四条 档案、文件资料的外借，要严格按照有关的审批手续办理，到期要及时催收档案。
第二十五条 管理人员要定期清点馆藏档案，做好档案统计工作。
第二十六条 做好档案库房的\”八防\”工作，即防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防有害生物、防污染。
第二十七条 档案库房内严禁烟火，不准存放其他物品，确保档案的完整与安全。
第二十八条 档案库房钥匙应由专人保管，不得任意转交他人。非工作人员不得进入库房。
第六章 附 则
第二十九条 本办法属暂行条例，可在今后运行过程逐渐调整和完善。
第三十条 水运建设项目文件材料收集归档范围详见附表。
第三十一条 本办法自印发之日起施行。
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