文/石玏
随着企业数字化的深入，越来越多的法务部门也在着手自身的信息化建设。
该如何着手法务信息化这个新课题？
围绕合同生命周期管理的需求日益剧增，但面对市场上诸多的合同管理系统，哪个好？
选择软件时要注意些什么？
我们走访了500多家企业，对业务需求进行梳理，信息化建设的推进方式进行总结提炼，希望从用户方的视角来真实还原“如何选定一款好的合同管理系统”的流程与逻辑。
一、绘制自己的RoadMap
法务的信息化、数字化是持续迭代，不断深入的过程。
作为用户，最重要的是对自身的需求有一个RoadMap，可以分为1.0需求，2.0需求，3.0需求。
1.0需求是解决当前最迫切的问题，该问题已经成为部门及公司整体效率的瓶颈。
2.0需求是在解决当前核心问题的同时，能够一并优化更多业务场景。
3.0需求则是在2.0的基础上，结合供给侧技术能力，能够满足用户方自身业务发展的中长期规划。
二、掌握行业技术变革的趋势
随着企业数字化、智能化的到来，以及 Ai 能力的不断加强，合同管理系统也经历了三个阶段：
第一个阶段借助信息技术，以合同对象、流程为核心的管理，其服务收益最大价值点是管理者的决策依据。
第二个阶段借助文本编辑器技术与AI能力，以合同数据、知识为核心的管理，其服务收益最大价值点是法务人员的工作效率与质量。
第三个阶段则是以合同数据流通为核心的管理，让听得到炮火的人来指挥，其服务收益最大价值点是整个业务链条的效率与创新。
三、锁定系统建设的切入点
合同管理系统的建设从哪里下手？在结合企业自身的现状的情况下，可以参照下图找到适当的阶段与建设目标。
目前市场上围绕合同管理的供应商有很多，有何差异？该如何甄别呢？作为合同管理系统的负责人，建议采用如下步骤：
1.调研市面上主流供应商，如CLM类、OA类以及 AI 类，对供给侧的能力有一个概况的了解。
2.组织内部进行需求讨论，进行业务需求梳理，将过往的流程与知识固化下来，形成业务流程图或需求文档。
3.结合整理好的需求文档，邀请方向匹配度高的供应商进行技术讨论，对解决方案、项目周期、关键技术、以及预算范围有整体的把控。
4.结合预算、人员投入情况以及RoadMap对自身的需求做更加深入与细化的裁切。确定本期项目的边界，以及技术方案的结合点，包括整体系统搭建和某功能模块增强。
5.厘清本项目的关键风险点。比如在线编辑器技术，模版的自动识别，信息抽取，智能审查等Ai能力等的技术风险点，或是需要在XX日之前上线，要考验供应商的组织能力的时间风险点。
6.形成本期项目的最终需求文档，组织供应商进行比价或招采。
在选定供应商过程中有如下注意事项：
1.该公司对合同场景的理解能力。可以从业务语言、法务语言、IT语言三个维度来判断，不懂行就成了鸡同鸭讲，沟通起来太辛苦。
2.公司的产品成熟度与产品方向。比如在自身项目中哪些是成熟模块，哪些是二次开发，不仅影响当前项目的交付周期，也影响系统未来的迭代升级，
3.对产品所需的核心技术是否有自主知识产权。比如在线文本编辑器，Ai算法团队的实力以及法务团队在合同审查方面的知识储备。
4.团队成员的构成。该公司的团队的基因是着眼于OA、CLM、还是 AI 部分，不同的基因，决定了在关键技术上各自投入的精力，处理效果的不同。
5.好的合同管理系统。对于下述看似对立的问题已经不再是非此即彼的选择，而是两者共同的融合。
好的合同管理系统，既要满足管理需要的同时，又能够提升一线的业务人员的工作效率与工作质量。
好的合同管理系统，既可以整体来使用，也可以模块化独立拆分与现有系统实现无缝融合。
好的合同管理系统，不仅能够管理好合同的各个流程节点，还能够沉淀合同各节点的知识，进行经验复用。
好的合同管理系统，不仅功能要强大，同时颜值也非常的高，界面清晰简洁，无需培训即可上手。
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